Một số người có thể tập trung hoàn toàn vào công việc, không bị phân tâm. Đây là những người có thể hoàn thành công việc nhanh chóng với chất lượng cao.
Làm việc năng suất cao là một kỹ năng cốt lõi để thành công. Nó mang đến sự khác biệt giữa những người có thành tích cao với thành tích thấp.
Tuy nhiên, hầu hết mọi người phải đấu tranh với năng suất. Đối với hầu hết mọi người, có vẻ như danh sách việc cần làm không bao giờ kết thúc và họ luôn luôn không có đủ số giờ trong ngày để hoàn thành mọi việc.
May mắn thay, việc làm việc hiệu quả cao không phải là một kỹ năng xa vời. Hãy làm theo 4 cách này để gấp 10 năng suất của mình.
#1. Ngừng làm những công việc bận rộn
Hầu hết mọi người rất bận rộn, nhưng không thực sự hiệu quả. Họ dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động ‘bận rộn và quá ít thời gian cho các nhiệm vụ thực sự mang lại kết quả. Nó giống như một vòng tròn luẩn quẩn. Bạn rất năng động và bận rộn, nhưng bạn không nhận được kết quả gì cả.
Điều tốt nhất bạn có thể làm để nâng cao năng suất của mình lên là loại bỏ, ủy thác hoặc thuê ngoài các nhiệm vụ không đóng góp vào thành quả của bạn.
Bằng cách này, bạn tiết kiệm được các tài nguyên quý giá – thời gian, năng lượng và sự chú ý – có thể được dành riêng cho các nhiệm vụ và dự án giúp hướng về phía mục tiêu của bạn.
Trong thực tế, chỉ có một vài nhiệm vụ thực sự quan trọng.
Theo quy tắc 80/20, khoảng 20% nhiệm vụ của bạn tạo ra 80% kết quả mong muốn. Nó tạo ra giá trị nhất và dẫn đến kết quả có ý nghĩa nhất. 80% nhiệm vụ còn lại chỉ đóng góp vào 20% kết quả. Đây là những gì chúng ta gọi là “busywork”.
Để giúp bạn có một năm thành công, bạn nên tập trung nhiều nguồn lực của mình vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và ít hơn vào các hoạt động ‘bận rộn’.
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên – và tất cả chúng ta đều biết – nhưng bạn sẽ ngạc nhiên về việc dễ bị phân tâm bởi ‘bận công việc khi bạn không bao giờ xác định rõ nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào không’.
Do đó, hãy lập danh sách 1- 5 nhiệm vụ quan trọng nhất cũng như các hoạt động tiêu tốn nhiều thời gian và năng lượng nhất của bạn.
Bằng cách dành phần lớn thời gian, sức lực và sự chú ý của bạn cho các nhiệm vụ quan trọng này, bạn sẽ tiến bộ nhanh hơn và đạt được kết quả có ý nghĩa hơn bạn nghĩ.
#2. Hoàn toàn tập trung làm việc
Một số người có thể tập trung hoàn toàn vào công việc, không bị phân tâm. Đây là những người có thể hoàn thành công việc nhanh chóng với chất lượng cao. Trên thực tế, họ là những người vượt trội trong công việc và cuộc sống.
Phiền nhiễu là kẻ thù số một trong sự tập trung của chúng ta. Đặc biệt là phiền nhiễu dưới dạng điện thoại thông minh, mạng xã hội, email và các trang web tin tức, nhưng cũng có những phiền nhiễu như trò chuyện hoặc gián đoạn từ đồng nghiệp.
Vấn đề là những loại phiền nhiễu này thú vị hơn, kích thích hơn nhiều so với nhiệm vụ mà chúng ta nên làm. Chúng cũng dễ dàng tiếp cận hơn bao giờ hết. Đây chính xác là lý do tại sao hầu hết mọi người gặp khó khăn trong việc chống lại phiền nhiễu.
Nếu bạn muốn có được kết quả thực sự trong năm 2020, bạn cần phải chống lại sự cám dỗ của phiền nhiễu.
Đặc biệt là khi thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn cần loại bỏ tất cả các phiền nhiễu có thể có từ môi trường của bạn. Bạn cần phải chuyển sang chế độ làm việc tập trung sâu, như tác giả Cal Newport đưa ra. Đây là trạng thái năng suất cao nhất nơi bạn tạo ra công việc tốt nhất của mình.
Khi bạn làm việc ít nhất hai giờ cho một nhiệm vụ quan trọng với sự tập trung hoàn toàn – phép màu sẽ xảy ra. Khi bạn tập trung tâm trí vào một nhiệm vụ trong một thời gian, nó có khả năng làm những kết quả tuyệt vời.
Do đó, cho năm mới, hãy kết hợp một buổi làm việc sâu 2 giờ mỗi ngày thực hiện một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng mà không có bất kỳ hình thức xao lãng nào. Tôi có thể đảm bảo nó sẽ biến đổi năng suất của bạn.
#3. Đầu tư cho bản thân nhiều hơn
Bạn có thể thử bất kỳ mẹo tăng năng suất nào trên thế giới, nhưng không gì mang lại kết quả nhiều hơn từ việc đầu tư vào chính bạn. Bạn càng trở nên tốt hơn, bạn sẽ càng dễ dàng có được kết quả có ý nghĩa hơn. Bạn là tài sản lớn nhất của bạn.
Warren Buffett từng nói: “Cho đến nay, khoản đầu tư tốt nhất bạn có thể làm là vào chính mình.”
Bằng cách có thêm kiến thức, phát triển các kỹ năng giá trị cao và đầu tư vào sức khỏe và năng lượng, bạn sẽ trở thành một người có khả năng làm việc phi thường. Bạn không chỉ có thể thực hiện các nhiệm vụ và hoàn thành các dự án hiệu quả hơn mà còn có chất lượng cao hơn nhiều.
Nói chung, khi bạn đầu tư vào bản thân, bạn sẽ có thể có được kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
#4. Thực hiện theo một hệ thống để đạt được mục tiêu
Rất nhiều người có mục tiêu, nhưng chỉ một số ít có một hệ thống giúp họ hướng tới những mục tiêu đó. Hệ thống này dẫn đến thành công. Nó giúp bạn thực hiện nhất quán, tiến bộ hàng ngày hướng tới mục tiêu của bạn.
Như Pablo Picasso đã nói, mục tiêu của chúng ta chỉ có thể đạt được thông qua kế hoạch, trong đó chúng ta phải tin tưởng mãnh liệt và hành động mạnh mẽ. Không có con đường nào khác để thành công.
Vấn đề với việc không tuân theo hệ thống là bạn có xu hướng tham gia nhiều hơn vào ‘sự bận rộn vì không có trọng tâm’. Mục tiêu dài hạn là quá đáng sợ, và nó không rõ những hành động tiếp theo tốt nhất để làm.
Do đó, hầu hết mọi người chần chừ hoặc bị phân tâm bởi các ý tưởng, dự án khác hoặc các mục tiêu quan trọng ít hơn.
Tuy nhiên, bằng việc theo dõi một hệ thống, bạn có được sự rõ ràng về những gì cần phải xảy ra ngay hiện tại – hôm nay – để đạt được tập trung hướng tới các mục tiêu dài hạn. Sự tập trung này sẽ làm cho bạn cực kỳ năng suất.
Cá nhân tôi theo một hệ thống chia nhỏ các mục tiêu lớn. Với cách này, tôi không còn bị đe dọa hay áp đảo bởi quy mô mục tiêu của mình.
Hơn nữa, tôi có sự rõ ràng cuối cùng về những gì cần phải xảy ra hôm nay hoặc tuần này để đến gần hơn với mục tiêu của tôi. Tôi đã trải nghiệm điều này để trở thành một người thay đổi cuộc chơi cho năng suất và thành công của tôi.
Hầu hết các mục tiêu không thể đạt được chỉ đơn giản bằng cách chia nhỏ thành các mảnh nhỏ, hãy viết chúng ra, tin tưởng chúng và đi hết tốc lực như thể chúng là thông lệ.
Những gì tôi khuyên bạn nên làm là chia các mục tiêu lớn của bạn thành các điểm nhỏ sau:
– Mục tiêu hàng quý
– Mục tiêu hàng tháng
– Mục tiêu hàng tuần
– Mục tiêu hàng ngày
Thay vì bị đe dọa bởi “kích thước của ngọn núi” thì tất cả những gì bạn phải làm là đi đến ‘điểm tiếp theo và thực hiện bước tiếp theo’. Bạn chỉ cần tập trung vào tối đa hóa ngày, vì nó tạo ra phản ứng dây chuyền trong chuyển động – hiệu ứng domino – vì các hành động hàng ngày của bạn hoàn toàn phù hợp với các mục tiêu dài hạn.
Như Brian P. Moran đã nói: Để thực sự hiệu quả, hoạt động hàng ngày của bạn phải phù hợp với tầm nhìn, chiến lược và chiến thuật dài hạn của bạn.
Mai Lâm
