Làm việc mấy năm nhưng nhiều người trẻ vẫn loay hoay khi hiệu quả công việc không được cải thiện, ngược lại còn gặp nhiều nút thắt hơn.
Chắc hẳn ai cũng muốn mình làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách này, bạn không chỉ được sếp và đồng nghiệp công nhận mà quan trọng hơn, bạn sẽ có nhiều năng lượng và thời gian để làm những việc có ý nghĩa hơn.
Trong thời đại bùng nổ tri thức, mọi người sẽ phải đối mặt với những vấn đề ở nhiều khía cạnh khác nhau, thậm chí phải đối mặt với khối lượng công việc khổng lồ.
Vậy làm thế nào để nâng cao phương pháp và hiệu quả công việc? Trong cuốn sách “Zero Second Work”, tác giả Yuji Akabane đã đưa ra nhận định rằng: Về cách cải thiện hiệu quả tốc độ và hiệu quả công việc, cần tập trung vào hai khía cạnh, đó là cách cải thiện tốc độ suy nghĩ và làm việc.
Làm thế nào để cải thiện tốc độ suy nghĩ?
Tác giả chủ yếu đưa ra hai phương pháp, đó là tư duy giả định và tư duy dựa trên số không.
Tư duy giả định
Bạn có thể hiểu đơn giản là: đưa ra kết luận thông qua các giả định trước, sau đó tiếp tục đưa ra suy luận hợp lý thông qua dữ liệu, lập luận, quan sát,… cho đến khi kết luận suy luận khớp với kết luận giả thuyết.
Ví dụ, trong môn vật lý ở trường trung học cơ sở, các khái niệm như “Lực hấp dẫn, Định luật vật lý thứ hai của Newton” mà bất cứ ai trong chúng ta đã quen thuộc đều là những kết luận được rút ra bằng tư duy giả thuyết.
Đáng chú ý, tư duy giả thuyết là chuyển hóa suy nghĩ của chúng ta thành hành động trước và thông qua quá trình liên tục xác minh tính đúng đắn của kết quả, chúng ta có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm, đó là chúng ta dễ bị đánh lừa bởi tư duy, kiến thức và kinh nghiệm vốn có.
Suy nghĩ dựa trên số không
Bạn có thể hiểu đơn giản là thoát khỏi tư duy cố hữu của bản thân, giải phóng bản thân khỏi khung tư duy hiện tại và tư duy như một tờ giấy trắng, đó cũng chính là bản chất của tư duy dựa trên con số không.
Cách làm tuy rất đơn giản nhưng thực hiện không hề dễ dàng, như Ken Blanchard đã nói trong cuốn sách “Biết và làm”, giữa biết và làm vẫn còn một khoảng cách lớn.
Để giúp chúng ta thực hiện tư duy dựa trên số không dễ dàng hơn, tác giả cung cấp cho chúng ta một công cụ. Đó là: Phương pháp ghi chú A4.
Tác giả Akabane Yuji tin rằng nếu kiên trì viết mười trang A4 mỗi ngày, điều này không chỉ giúp bộ não của bạn suy nghĩ rõ ràng hơn mà còn giúp cải thiện tốc độ suy nghĩ.
Ba bước để thực hiện:
Đầu tiên, chuẩn bị một tờ giấy A4 và đặt nó theo chiều ngang;
Tiếp theo, viết tiêu đề ở góc trên bên trái, tiêu đề có thể là một vấn đề gặp phải trong cuộc sống hoặc công việc, chẳng hạn như làm thế nào để dậy sớm, cách đọc 1 cuốn sách,…
Cuối cùng, viết ngày tháng chính xác ở góc trên bên phải.
Bước tiếp theo là phần văn bản, tức là viết từ 4 đến 6 dòng văn bản dưới tiêu đề, mỗi dòng khoảng 20 từ.
Phương pháp này không chỉ dùng để suy nghĩ mà còn để đưa ra quyết định, có thể giúp chúng ta cải thiện hiệu quả rất nhiều.
6 cách để cải thiện tốc độ làm việc?
- Thiết lập khuôn khổ làm việc tổng thể
Tức là, có tư duy tổng thể mới có thể nhận ra điều gì quan trọng hơn, đồng thời phân bổ tiến độ công việc tốt hơn.
- Sử dụng PDCA để thúc đẩy tiến độ công việc
PDCA là gì? Đây là từ viết tắt của các từ tiếng Anh “Plan-Action-Check-Correction-Plan Action”, (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh), tạo thành một vòng khép kín, thông qua việc liên tục tối ưu hóa vòng lặp này, tốc độ và hiệu quả công việc có thể được đẩy nhanh.
- Không làm việc quá tỉ mỉ
Không phải chi tiết không quan trọng, mà là phải xét đến mục tiêu cuối cùng, nếu vướng vào một chi tiết nào đó sẽ khiến toàn bộ công việc không thể tiến hành suôn sẻ.
- Cải tiến từ góc độ phương pháp làm việc
“Nếu cho tôi 6 giờ để đốn hạ một cái cây, tôi sẽ dành 4 giờ đầu để mài sắc lưỡi rìu.” [Abraham Lincoln]. Việc không ngừng cải tiến phương pháp làm việc sẽ giúp chúng ta hoàn thành công việc hiệu quả hơn;
- Tập trung vào một công việc và tránh sao nhãng
Đó là tránh xa các yếu tố sẽ làm phiền và ảnh hưởng đến sự chú ý của chúng ta, chẳng hạn như âm thanh thông báo của các tin nhắn ứng dụng khác nhau. Hãy tìm cho mình một không gian yên tĩnh một cách thích hợp để ở một mình và suy nghĩ.
- Làm trước công việc và hoàn thành danh sách tóm tắt để loại bỏ thành kiến nhận thức
Tức là khi bạn muốn trình bày công việc với ai đó, hãy chủ động liệt kê một danh sách các công việc hoặc nhiệm vụ.
Cách làm này có hai cái lợi, một mặt mang lại cho bạn sự chủ động, có thể có cảm giác kiểm soát được công việc, mặt khác giúp bạn kiểm điểm thường xuyên, nhìn thoáng qua có thể biết mình đã làm được những gì, và bạn có thể nắm bắt rõ ràng các phần chính.
Tổng kết
Nâng cao tốc độ và hiệu quả công việc là mối quan tâm chung của tất cả mọi người, đó không chỉ là cách giúp chúng ta thăng tiến, tăng lương mà còn là sự khẳng định nhận thức về giá trị bản thân. Vì vậy hãy luôn hành động để nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân dù trong môi trường nào.
*Theo: Aboluowang-Phương Thùy–Báo Giao Thông
