Theo Bezos, chỉ nên họp dưới 1 tiếng, trong đó dành 30 phút im lặng tuyệt đối đầu buổi để mọi người đọc tài liệu. Nếu là sếp thì nên im miệng cho đến cuối buổi.
Theo hãng tin CNBC, nếu bạn có một cuộc họp với Jeff Bezos thì đừng mong vị tỷ phú này mở lời gì trước. Trong giai đoạn còn làm CEO Amazon, nhà sáng lập này đã luyện tập phong cách để nhân viên nói trước và bản thân sẽ là người phát biểu sau cùng.
Bạn gái hiện tại của Bezos là Lauren Sanchez, nhà sáng lập công ty Black Ops Aviation cho biết việc luôn là người nói sau cùng trong các buổi họp là một trong những bài học kinh doanh quan trọng mà bà học được từ bạn trai kể từ khi cặp đôi hẹn hò cách đây vài năm.
“Sống với Bezos cứ như thể là bạn được học lớp kinh doanh mỗi ngày vậy. Anh ấy dạy tôi rất nhiều về quản trị doanh nghiệp”, bà Sanchez nói với tờ Wall Street Journal (WSJ).
Tất nhiên có những lý do đằng sau việc Bezos cho rằng một người sếp chỉ nên phát biểu sau cùng trong cuộc họp.
“Tôi thường có rất nhiều cuộc họp và cũng thường phát biểu đầu tiên. Thế nhưng khi nghe điều đó, Bezos đã nói: ‘Đừng như thế. Em là sếp. Em chỉ nên nói sau cùng. Em nên để mọi người nói trước bằng không họ sẽ hùa theo ý kiến của em’”, bà Sanchez thừa nhận.
Cải cách họp
Vào năm 2018, Bezos cho biết việc ông thay đổi phong cách họp hành ở Amazon là một trong những điều thông minh nhất mà mình từng làm.
Đầu tiên, Bezos loại bỏ toàn bộ việc thuyết trình bằng Powerpoint. Thay vào đó, cuộc họp sẽ được bắt đầu bằng 30 phút im lặng của cả sếp lẫn nhân viên. Trong thời gian này, nhân viên sẽ được đọc tài liệu hướng dẫn về chủ đề họp ngày hôm đó, sau đó từng người sẽ đưa ra ý kiến của riêng mình và cuối cùng Bezos mới lên tiếng.
Cách làm này sẽ tránh được việc cấp dưới hùa theo cấp trên mà không phản bác hay đưa được ra những ý kiến sáng tạo nào mới.
Theo Bezos, việc để 30 phút im lặng cho nhân viên đọc tài liệu sẽ tạo đà cho một cuộc tranh luận hiệu quả khi mọi người nghĩ về những ý tưởng sẽ đem ra thảo luận sau đó. Đồng thời, điều này cũng đảm bảo cho mọi người thực sự đọc tài liệu và hiểu về cuộc họp sẽ nói cái gì thay vì chỉ vào ngồi và gật đầu theo sếp.
Nhà sáng lập Amazon cho biết việc gửi những tài liệu cuộc họp này qua thư điện tử trước buổi họp sẽ chẳng có tác dụng gì khi mọi người đều bận hoặc không quan tâm.
“Mọi người sẽ mơ hồ về cuộc họp và giả vờ như đã đọc tài liệu rồi, nhưng trên thực tế thì ai cũng bận. Bởi vậy nếu làm sếp, bạn sẽ phải bắt tất cả thực sự hiểu và đóng góp ý kiến cho cuộc thảo luận chất lượng”, Bezos nói.
Ngoài ra, bản tài liệu ghi nhớ cũng giúp cuộc họp không bị lạc đề hay bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
Rút ngắn thời gian
Việc chuẩn bị trước cuộc thảo luận nhìn cầu kỳ như vậy nhưng bà Sanchez cho biết cuộc họp trên thực tế khá ngắn vì đảm bảo được chất lượng.
“Bezos dạy tôi rằng hãy yêu cầu người điều hành cuộc họp viết báo cáo về những vấn đề họ sẽ thảo luận và lý do tại sao làm như vậy. Bản báo cáo này nhiều khi kéo dài đến 6 trang giấy”, bà Sanchez nói.
Tuy nhiên, chính Bezos cũng khuyến nghị rằng nên thu hẹp thời gian tranh luận khi đã chuẩn bị kỹ càng, nhất là sau khi mọi người đã có 30 phút đọc tài liệu.
“Hãy giữ cuộc họp chỉ trong chưa đến 1 giờ thôi nếu em có thể”, Bezos nói với Sanchez khi cho rằng mọi người đều có công việc và không nên làm phiền nhân viên nếu muốn họ hoạt động năng suất.
Theo hãng tin CNBC, các nghiên cứu đều chỉ ra việc họp quá dài hoặc quá nhiều sẽ chỉ khiến nhân viên stress hơn nữa và bị mất tập trung trong công việc. Rất rõ ràng, không ai thích bị lôi ra khỏi guồng suy nghĩ và làm việc để tham gia vào những cuộc họp, báo cáo, thảo luận vô bổ chẳng hiệu quả gì với sếp.
Cách làm hiệu quả này của Bezos cũng được nhiều người nổi tiếng áp dụng. Ví dụ Cựu CEO jack Dorsey của Twitter cũng cho biết sẽ yêu cầu mọi người trật tự 10 phút để đọc tài liệu ghi nhớ cuộc họp trên Google Doc trước khi thực sự tranh luận.
“Động thái này giúp mọi người hiểu ra mình đang họp về cái gì, đi thẳng đến vấn đề trọng tâm và có tư duy nhanh hơn để thảo luận”, ông Dorsey nói.
*Nguồn: CNBC-Băng Băng-Theo Nhịp sống thị trường
