Bận rộn mỗi ngày nhưng bản thân vẫn dậm chân tại chỗ, bạn sai quá sai rồi!
01
Cách đây không lâu, trang 36Kr của Trung Quốc đã phát hành “Báo cáo làm thêm của nhân viên trẻ năm 2021”. Dữ liệu cho thấy 76,1% thanh niên làm thêm giờ mỗi ngày hoặc thường xuyên, và hơn 30% thanh niên không bao giờ tan sở đúng giờ.
Hiện tượng này có lẽ không chỉ có tỷ lệ cao ở Trung Quốc.
Mặc dù 95% nhân viên 9X không muốn mang máy tính về nhà, nhưng thực tế là 66% trong số họ sẽ mang máy tính về nhà để làm thêm giờ, và chỉ 10% nhân viên không bao giờ làm thêm giờ sau giờ làm việc.
Mọi người thường hay đùa nhau rằng: “Tan làm rồi, nhưng không hoàn toàn tan”, “Cái gọi là tan làm, chẳng qua cũng chỉ là về nhà tiếp tục làm việc thôi”, “Tan làm rồi! Đùa đấy!” …
Nhưng tăng ca, tất cả có phải là vì công việc quá nhiều không? Không phải tất cả.
Tôi đã từng đọc một câu chuyện về một bà lão gửi bưu thiếp trong một cuốn sách như này:
Một bà lão muốn gửi bưu thiếp cho cháu gái. Bà đã mất 1 giờ để tìm bưu thiếp, 1 giờ chọn bưu thiếp, 30 phút tìm địa chỉ của cháu gái và hơn 1 giờ viết lời nhắn, lúc quyết định đi gửi bưu thiếp có nên mang theo ô lại mất thêm 20 phút nữa. Sau khi làm tất cả những điều này, bà cụ đã kiệt sức.
Nhưng cùng là một việc như vậy, một người có công việc bận rộn lại có thể hoàn thành nó chỉ trong vòng 5 phút trong giờ giải lao.
Tại sao những người khác nhau lại dùng lượng thời gian quá chênh lệch để làm cùng một việc?
Suy cho cùng, vẫn là khác nhau về mặt hiệu suất.
02-Tình trạng tăng ca do lượng công việc diễn ra như thế nào?
Ví dụ, bạn biết rằng bạn có một nhiệm vụ rất quan trọng phải hoàn thành hôm nay, nhưng bạn luôn ưu tiên cho một số công việc không quan trọng vào buổi sáng và đợi cho đến khi bạn chuẩn bị tan sở rồi mới bắt đầu bắt tay vào công việc cần làm. Cuối cùng, vì không đủ thời gian nên bạn phải làm thêm giờ.
Có lẽ nhiều người đều từng có trải nghiệm như này: một đồ án quy hoạch có thể được hoàn thành chỉ trong 2 giờ, nhưng vì có nhiều thời gian, họ không nhịn được mở điện thoại ra, lướt tin này, đọc tin kia. Cho đến giây phút cuối cùng, khi cảm thấy sự khẩn trương của việc phải bàn giao nhiệm vụ, họ mới đặt điện thoại xuống và hoàn thành bản thảo một cách vội vàng.
Sau cùng, những nhiệm vụ được hoàn thành vội vàng hầu hết đều không đạt yêu cầu.
Vì vậy, dường như bận rộn mỗi ngày, nhưng lại không thấy mình có tiến bộ.
Trong cuốn sách “Deep work rules” có nói:
Công việc chất lượng = thời gian đầu tư x độ tập trung.
Ngay cả khi bạn làm thêm từ 8 giờ sáng đến 10 giờ tối, làm việc 14 giờ mỗi ngày, điều đó chỉ có thể chứng tỏ bạn là người siêng năng chứ không thể chứng tỏ bạn là người có năng lực.
Điều quan trọng là xem bạn đã làm được gì trong 14 giờ đó.
Do đó, dù bạn có làm thêm đến 22h hàng ngày thì bạn vẫn có thể bị đào thải bất cứ lúc nào.
Vậy làm thế nào chúng ta có thể thay đổi vòng luẩn quẩn này?
Điều quan trọng nhất là nhận ra một sự thật: cùng là 2 tiếng, dậy sớm hiệu quả hơn nhiều so với thức khuya.
Chai Sang, tác giả của cuốn sách “Một loại thiên tài khác”, đã từng giải thích điểm này bằng kinh nghiệm cá nhân của mình.
Khi Chai Sang còn học đại học, cô thường thức dậy lúc 6h30 để học thuộc từ mới, sau khi ghi nhớ 50 từ, cô bắt đầu giặt quần áo của ngày hôm trước, sau đó xuống nhà ăn ăn sáng, sau khi ăn sáng xong, cô quay trở lại ký túc xá để soạn cặp sách và đến lớp.
Thời điểm cô mở cửa phòng ngủ, bạn cùng phòng của cô vừa mới thức dậy.
Sau này, sau khi tốt nghiệp, Chai Sang không cần học thuộc từ mới hay đến lớp nên dần dần lười biếng, thường ngủ tới 11h, rồi thức khuya làm việc.
Kết quả là hiệu quả công việc của cô ngày càng thấp, thậm chí cô còn bị tụt đường huyết vì thức khuya dài ngày, thường xuyên bị chóng mặt nếu ngồi trước máy tính hơn hai tiếng đồng hồ…
Cô bắt đầu nhận ra rằng cách làm này không đúng, vì vậy cô đã cố gắng từ từ chuyển về chế độ học buổi sáng sớm như thời còn ở trường đại học.
Dậy sớm để viết, dậy sớm để đọc, dậy sớm để chạy …
Kết quả là Chai Sang thấy rằng những bản thảo cô viết trong một hoặc hai tiếng dậy sớm đều cho ra hiệu quả vô cùng tốt.
03
Có người từng nói rằng:
“Bạn thức khuya chơi điện tử, gọi là nghiện game, nhưng nếu tôi nói với mẹ rằng tôi muốn chơi điện tử nên dậy sớm, mẹ sẽ nói, con tự giác quá.”
Tưởng chừng như câu nói đùa, nhưng trên thực tế, thức khuya 2 tiếng và dậy sớm 2 tiếng quả thực rất khác nhau.
Bởi lẽ trạng thái ban đầu của buổi sáng thường ảnh hưởng đến các kiểu hành vi của chúng ta trong suốt cả ngày.
Chai Sang đã đề cập đến khái niệm “múi giờ 21 phút vào buổi sáng” trong cuốn sách của mình.
Buổi sáng rất quan trọng vì nó thiết lập trạng thái tinh thần cho công việc trong ngày.
Mark Twain từng viết: “Hãy ăn một con ếch sống vào buổi sáng, và thời gian còn lại sẽ dễ dàng hơn rất nhiều vì sẽ không có gì tồi tệ hơn có thể xảy ra với bạn nữa”.
Nghĩa là gì? Có nghĩa là, nếu bạn hoàn thành những công việc cần thiết nhất vào mỗi buổi sáng, khoảng thời gian còn lại trong ngày sẽ tương đối dễ dàng hơn.
Những gì chúng ta chọn làm đầu tiên vào đầu ngày thường ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian trong ngày.
Nếu bạn nghịch điện thoại cả tiếng đồng hồ ngay khi bước vào văn phòng, giai điệu “chơi” sẽ được “đệm” lên, vì vậy bạn sẽ dễ dàng “sa ngã” và lãng phí cả ngày của mình.
Chai Sang nói rằng cô đã thử nghiệm nhiều lần và nhận thấy việc đặt “múi giờ chính” là 21 phút là hiệu quả nhất.
Nói cách khác, bạn có thể đặt đồng hồ báo thức hàng ngày của mình sớm hơn 21 phút và sau đó trong 21 phút đó, chỉ làm những việc muốn làm nhất và quan trọng nhất trong ngày hôm nay.
Bằng cách này, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và cảm thấy thoải mái trong suốt cả ngày.
Vậy thì làm thế nào bạn có thể tận dụng tốt 21 phút quý giá này vào buổi sáng?
① Làm công việc sáng tạo khi năng lượng ở mức tốt nhất
Theo lý thuyết của khoa học não bộ, bộ não của chúng ta tỉnh táo nhất trong vòng hai hoặc ba giờ sau khi thức dậy, đây là khoảng thời gian vàng của chức năng não bộ và hiệu quả công việc có thể tăng lên gấp đôi trạng thái trung bình, hoặc thậm chí nhiều hơn.
Nghiên cứu tâm lý cũng phát hiện ra rằng buổi sáng là thời điểm tốt nhất để làm công việc sáng tạo, não bộ sau khi hoàn thành quá trình tích hợp và làm sạch thông tin ban ngày trong giấc ngủ sâu vào ban đêm, năng lượng mới được phục hồi hoàn toàn.
Vào buổi sáng, các cá nhân đang ở trạng thái tốt nhất, với ý chí và sức sáng tạo cao nhất.
Vì vậy, trong 21 phút, đó là thời gian để làm công việc sáng tạo nhất. Chẳng hạn như viết, vẽ tranh, lập thời gian biểu, viết kế hoạch…
② Lên kế hoạch từ ngày hôm trước
Đi làm về vào buổi tối sau một ngày bận rộn, có lẽ bạn đã kiệt sức.
Vì vậy, buổi tối đừng dùng nó cho công việc học tập và sáng tạo, bạn có thể nằm nghỉ ngơi một lúc, suy cho cùng thì người ta sẽ chẳng thể nghĩ đến chuyện khác khi mệt mỏi.
Lúc này, bạn cũng có thể làm một việc nhẹ nhàng: lập một bảng “kế hoạch ngày mai”, tức là trong đầu bạn hãy nghĩ trước về kế hoạch làm việc của ngày mai.
Khi đã có sẵn dự định trong đầu, việc tự động kích hoạt động lực tiếp theo của bạn sẽ dễ dàng hơn – bắt đầu 21 phút quý giá vào ngày hôm sau.
③ Sử dụng quản lý năng lượng để đánh bại quản lý thời gian
Các nghiên cứu đã phát hiện ra rằng thời gian cần cho những mục tiêu mà chúng ta đặt ra cho bản thân thường bị chúng ta đánh giá quá thấp.
Đôi khi bạn thấy mọi thứ không cho ra được hiệu quả, đó không phải do bạn kém cỏi mà là do kế hoạch không theo kịp thay đổi.
Một cuộc khảo sát với 2.000 nhân viên tại Hoa Kỳ cho thấy trong một ngày làm việc, trung bình một nhân viên có thể tập trung và làm việc hiệu quả chỉ trong 2 giờ 53 phút.
Do đó, việc thúc đẩy và duy trì trạng thái tinh thần có ý nghĩa hơn việc quản lý thời gian.
Ví dụ, làm công việc quan trọng nhất vào lúc bạn có sức lực tốt nhất, và làm nhiều hơn một chút. Khi năng lượng không tốt, hãy cứ làm những gì mình muốn, đừng ép mình phải hoàn thành theo kế hoạch.
Dậy sớm hơn một giờ mỗi sáng, mỗi tháng bạn sẽ có thêm 30 giờ. Nếu bạn kiên trì trong một năm, bạn sẽ kiếm được nhiều hơn 360 giờ so với những người khác.
Có một câu nói như này:
Trên thực tế, bạn có thể thay thức khuya bằng dậy sớm. Khi thế giới vẫn đang ngủ, bố mẹ vẫn đang ngủ, ông chủ đang ngủ, giáo viên đang ngủ, cả thế giới vẫn đang ngủ, bạn có thể ngắm mặt trời mọc lên từ từ, khi ấy bạn sẽ nhận ra rằng, ánh sáng sẽ luôn xuất hiện. Những người bạn quan tâm sẽ từ từ thức dậy, thế giới vẫn chậm rãi chuyển động, còn bạn vẫn sẽ có khoảng thời gian thuộc về riêng mình.
Như Nguyễn–Theo Trí Thức Trẻ
