Bruce Eckfeldt, chuyên gia đào tạo kinh doanh ở New York, Hoa Kỳ, cho hay nhiều nhà quản lý than phiền rằng họ luôn thiếu thời gian. Vậy đâu là nguyên nhân và làm thế nào có thể tiết kiệm thời gian để dành cho những việc có giá trị?
Quả thực thời gian là một tài nguyên mà chúng ta không thể có nhiều hơn: Chúng ta không thể tích trữ để dùng dần hay tiết kiệm cho tương lai, nhưng đó lại là một thứ mà người khác đều muốn từ phía chúng ta. Vậy mà rất nhiều người lại lãng phí thời gian vào các công việc mà họ thực sự không nên. Theo Bruce, có 2 nguyên nhân chính cho việc lãng phí thời gian:
Thứ nhất, nhiều chuyên gia đã không tìm ra các hoạt động có giá trị cao. Hay nói cách khác đó là những điều mà bạn bỏ công sức và thời gian thực hiện nhưng kết quả lại không tương xứng. Nhiều giám đốc điều hành mà tôi đào tạo đã không dành thời gian để xác định xem từ 3-5 hoạt động có giá trị cao nhất là gì, họ không biết phải tập trung thời gian vào đâu cho đúng đắn nhất.
Thứ hai, họ làm các công việc có giá trị thấp bởi vì họ bị mắc kẹt trong suy nghĩ rằng họ có thể làm chúng tốt hơn. Nhưng vấn đề cần suy xét là làm điều đó tốt hơn không đồng nghĩa với việc họ nên làm chúng.
Thời gian của bạn là nguồn tài nguyên quý giá nhất và bạn nên so sánh tỷ lệ những thứ mà bạn muốn với thời gian của bạn – chứ không hẳn là việc có thu được kết quả từ việc bạn có thực hiện chúng hay không. Nếu một công việc không có giá trị cao với bạn, thì tốt hơn hết đừng làm.
Dưới đây là 6 mảng công việc chính mà bạn có thể tận dụng nhân viên hỗ trợ hoặc dịch vụ thuê ngoài để giải phóng bạn dành thời gian cho các công việc có giá trị cao hơn:
1. Lên lịch họp và điện đàm
Có thể với nhiều người, thay đổi điều này là việc không dễ vì mọi người thường thích kiểm soát thời gian biểu của họ hơn.
Tuy nhiên, việc này không có nghĩa là bạn phải từ bỏ toàn bộ quyền kiểm soát thời gian biểu của mình, thay vào đó, bạn sẽ phác thảo ra các khối thời gian riêng cho từng loại hoạt động khác nhau và sau đó giao cho người khác làm chi tiết.
Đó là một chiến lược mà tôi gọi là “Defensible Calendar” (Lịch phòng thủ). Hãy tạo một tuần lý tưởng bằng cách hàng ngày sử dụng các khối thời gian và sau đó lọc ra các công việc phù hợp. Một trợ lý điều hành hoặc một hệ thống đăng ký tự động sẽ giải phóng bạn khỏi việc cố gắng sắp xếp thời gian phù hợp cho mỗi bên.
2. Sắp xếp thư từ
Thật ngạc nhiên là các giám đốc dành khá nhiều thời gian để phân loại tin nhắn/email. Thay vào đó, hãy nhờ một trợ lý phân loại email của bạn vài lần một ngày và sắp xếp lại chúng.
Sau đó, chỉ để tâm làm những gì bạn cần giải quyết. Bất cứ khi nào có thể, hãy gửi hướng dẫn cho ai đó và yêu cầu họ viết thư trả lời và xử lý nó cho bạn.
Cần biết cách hướng dẫn và ủy quyền xử lý công việc cho bên thứ ba. Điều này giúp bạn vẫn có thể vẫn quản lý và theo sát được công việc mà không cần phải trực tiếp làm.
3. Duyệt và chỉnh sửa
Mặc dù văn bản giấy đã được thay thế nhiều bởi hình thức văn bản e-mail và tin nhắn, nhưng lỗi đánh máy, chính tả và câu cú vẫn luôn ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. May mắn thay, đây là những lỗi sẽ dễ dàng phát hiện và sửa nó cho người khác.
Việc tìm ai đó để đọc và chỉnh sửa văn bản của bạn trước khi gửi chúng cho đối tác là điều không khó để phân công. Thậm chí để hiệu quả hơn, hãy viết ra một bản thảo sơ bộ hoặc một tập hợp các ghi chú mà bạn muốn, giao cho ai đó viết dự thảo và bạn sẽ chỉnh sửa, duyệt lần cuối.
Khi bạn với ai đó làm việc với nhau đủ lâu, họ có thể bị ảnh hưởng theo phong cách của bạn, và đôi khi sản phẩm mà họ làm ra có thể tựa như bạn làm vậy.
4. Thu thập và tổng hợp thông tin
Nếu bạn quản lý nhiều nhóm và dự án, có rất nhiều thông tin cần được thu thập và tổ chức. Các báo cáo dự án, cập nhật tình trạng và đánh giá nhân viên cần được thu thập và tổng hợp trước khi chúng có thể được phân tích để hiểu sâu hơn. Một trợ lý giỏi hay người quản lý dự án xuất sắc có thể giúp bạn có thời gian để phân tích và đưa ra quyết định.
5. Tìm kiếm và thu thập dữ liệu
Để ra quyết định tốt thì cần phải có nguồn thông tin/dữ liệu đáng tin cậy và đầy đủ. Tuy nhiên, tìm kiếm và thu thập thông tin thường không dễ và khá mất thời gian.
Tìm từng trang giấy, hàng chục trang web, hoặc bảng dữ liệu cần nhiều thời gian và sự kiên trì. Có ai đó có khả năng cáng đáng tốt để làm tốt khâu thu thập dữ liệu thì sẽ giúp nâng cao chất lượng của việc ra quyết định của bạn.
6. Đặt và xác nhận đặt phòng khi di công tác
Có những giám đốc điều hành chủ chốt dành hàng giờ để tìm một chuyến bay rẻ hơn mà cuối cùng chỉ thấp hơn 100 đô la so với giá ban đầu.
Đây không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn, đặc biệt là khi bạn có các nhiệm vụ khác có thể giúp tạo ra sự tăng trưởng. Một trợ lý được đào tạo tốt hoặc một trong nhiều dịch vụ du lịch vận hành có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, sắp xếp cho bạn tốt nhất có thể, giảm chi phí và có rất nhiều ưu đãi dành cho bạn.
Khi bạn thay đổi quan điểm từ việc quyết định dựa trên việc tạo ra giá trị, thì bạn sẽ dễ dàng hơn khi đưa ra lựa chọn ủy thác một số công việc. Thời gian là thứ mà bạn không thể tìm thêm và tích lũy được, bởi vậy, hãy biết cách tận dụng và sử dụng nó một cách tối ưu.
Theo INC – Tác giả: Bruce Eckfeldt – Minh Minh
