Lời góp ý, nếu được sử dụng đúng cách, sẽ thay đổi nhân viên theo cách khiến họ tự hào về bản thân, được truyền cảm hứng, công việc và cả cuộc sống của họ thay đổi theo hướng tốt đẹp lên.
Với một nhà quản lý, việc đưa ra ý kiến phản hồi – ngay cả khi công việc trôi chảy hoặc ngược lại – là một yếu tố tối quan trọng. Làm chủ kỹ năng này sẽ giúp các sếp phá bỏ được những rào cản lớn nhất cản trở nhân viên trong công việc, đồng thời tác động tích cực đến cuộc sống của họ.
Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều nhà quản lý chưa biết cách phản hồi có tính xây dựng. Trong cuốn sách “Bí quyết trở thành nhà quản lý tài ba”, Julie Zhuo – phó giám đốc thiết kế sản phẩm của Facebook, một trong những nhà quản lý hàng đầu của thung lũng Silicon – đã chia sẻ 4 mẹo đưa ra phản hồi hiệu quả.
- Đưa ra nguyện vọng rõ ràng ngay từ đầu
Nghe có chút ngược đời, nhưng thực tế thì ý kiến phản hồi nên được đưa ra trước khi tiến hành bất kỳ việc gì. Giống như bắt đầu một hành trình mới với một bản đồ chi tiết, chứ không phải mò mẫm đi mấy bước lại hỏi xem đã lạc đường hay chưa.
Tại thời điểm bắt đầu, mọi người cần thống nhất về mục tiêu cần đạt – cả về dự án được giao và về thời gian hoàn thành tiêu chuẩn – đồng thời điểm qua các vấn đề có thể gặp phải và đặt nền móng cho những buổi tổng kết đánh giá hiệu quả trong tương lai.
Cụ thể hơn, Julie Zhuo chỉ ra, người quản lý nên chắc chắn giải đáp được những câu hỏi sau đây: Như thế nào được cho là thực hiện tốt, so với làm qua loa và làm tệ?Bạn có những lời khuyên nào giúp nhân viên bắt đầu đúng hướng?Những cạm bẫy phổ biến nào cần tránh?…
- Đưa ra phản hồi cụ thể về từng nhiệm vụ, càng nhiều càng tốt
Theo Julie Zhuo, ở kiểu phản hồi này, nhà quản lý đưa ra ý kiến của mình, với thông tin chi tiết nhất ngay khi ai đó trong nhóm hoàn thành phần việc của mình. Phản hồi về một nhiệm vụ được giao cụ thể sẽ hiệu quả nhất khi nhân viên vẫn còn nhớ rõ về phần việc đó, bạn có thể gửi một lưu ý nhỏ qua email hoặc nhắn tin ngay trong ngày, cách đó cũng hiệu quả như trực tiếp nhận xét vậy.
Trong “Bí quyết trở thành nhà quản lý tài ba”, Julie Zhuo cho rằng các nhà quản lý nên biến hành động phản hồi này thành thói quen hàng ngày, vì những góp ý nhỏ và thường xuyên sẽ giúp nhân viên trong nhóm không ngừng tiến bộ trong từng nhiệm vụ được đảm nhận.
- Phản hồi thật cẩn trọng về thái độ làm việc
Theo Julie Zhuo, phản hồi về thái độ làm việc rất có ích bởi nó cung cấp một cái nhìn mang tính cá nhân, có chiều sâu và mức độ quan tâm – những yếu tố không xuất hiện khi phản hồi về nhiệm vụ cụ thể. Phản hồi về thái độ giúp nhân viên biết cách biến sở thích, cá tính và thói quen trở thành điểm mạnh có thể tạo khác biệt.
Tuy nhiên, khi đưa ra các phản hồi về thái độ, người quản lý đang bày tỏ nhận định về cá nhân một người, nên cần phải suy nghĩ thật kỹ càng và nêu ra những ví dụ cụ thể để giải thích tại sao bạn lại cảm thấy như vậy. Và khác với cách phản hồi về những nhiệm vụ cụ thể, ở cách phản hồi này bạn nên tranh luận chia sẻ trực tiếp, để người tiếp nhận có thể đặt câu hỏi và trao đổi cùng bạn.
Julie Zhuo cũng cho rằng, tương đối khó khăn khi đưa ra phản hồi kiểu này, bởi đây là kiểu nhận xét vô cùng cá nhân. Nhưng nếu làm tốt, kiểu phản hồi này sẽ giúp nhân viên khám phá chiều sâu của chính họ và biết cách làm việc hiệu quả hơn. Chẳng hạn: Đưa ra quyết định nhanh hay chậm? Xử lí tình huống tốt hay có tư duy sáng tạo? Thiên về những giải pháp thực tế hay lý tưởng?…
- Thu thập những phản hồi toàn diện nhằm đảm bảo tính khách quan cao nhất
Thay vì chỉ dựa vào quan sát của bản thân, hãy tham khảo những phản hồi về thái độ làm việc từ các đồng nghiệp trực tiếp làm cùng sẽ cho bạn một cái nhìn cặn kẽ hơn về nhân viên đó.
Thu thập sự phản hồi toàn diện có nghĩa là bạn sẽ mất rất nhiều thời gian hơn để tiến hành, vì thế chỉ có thể thực hiện vài lần trong một năm. Tuy vậy, cách này trở nên cực kì hữu ích khi bạn không có cơ hội tiếp xúc với nhân viên hàng ngày.
Sau hết, Julie Zhuo nhận định rằng phản hồi của người quản lý chỉ được tính nếu nó mang lại hiệu quả thực sự. Các sếp có thể cảm thấy mình thành công trong việc chỉ ra vấn đề, nhưng trọng điểm là nó phải giúp được người khác.
Cũng theo Julie, cách tốt nhất để trước khi truyền đạt là làm cho người nghe cảm thấy an toàn và giúp họ hiểu rằng lý do bạn muốn chia sẻ điều này là vì quan tâm và muốn họ thành công. Nếu bạn để lộ ra dù chỉ một chút các động cơ khác – ví dụ như bạn chỉ đơn thuần muốn thể hiện bạn đúng, hay bạn đang phán xét họ – thông điệp sẽ đi sai hướng, niềm tin sẽ dần sụp đổ.
Sai lầm trong đưa ra phản hồi, theo Julie, cũng sẽ là không thể tránh khỏi, nhưng một khi một người đưa ra được một nhận xét tốt và giúp nhân viên tiến bộ, đó chính là một trong những cảm giác tuyệt vời nhất trong sự nghiệp làm quản lý.
“Bí quyết trở thành nhà quản lý tài ba” tập hợp những kinh nghiệm của Julie Zhuo trong 10 năm kể từ ngày đầu tiên cô được đề bạt lên vị trí quản lý tại Facebook.
Cuốn sách đề cập đến mọi khía cạnh mà một nhà quản lý “mới toanh” cần đối mặt: Ba điểm cốt lõi của quản lý (mục tiêu, con người, quy trình); Cách giúp nhân viên “chạm” đến sức mạnh của bản thân; Bí quyết phỏng vấn, họp hành, đưa phản hồi… Tất cả được trình bày dưới văn phong chặt chẽ, cô đọng nhưng giàu cảm xúc với tất cả các dẫn chứng đều là câu chuyện có thật từ trải nghiệm của tác giả.Ra mắt năm 2019, đến nay “Bí quyết trở thành nhà quản lý tài ba” luôn đứng đầu top những cuốn sách kinh doanh được bình chọn nhiều nhất của Amazon. Ngoài ra, ấn phẩm liên tục được nhắc đến bởi CNBC, Forbes, Fast Company… trong danh sách những cuốn sách phải đọc về quản lý, lãnh đạo, kinh doanh.
Nguyên Ngọc-Theo Doanh nghiệp và Tiếp thị
