HỘI KHOA HỌC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC - NHÂN TÀI VIỆT NAM - TP. HỒ CHÍ MINH

Nghề tổ chức sự kiện,
nơi giúp bạn đi tìm “Thiên đường nơi địa ngục”
 
          (11.1.2019) Hào nhoáng nhất là nghề tổ chức sự kiện. Nhưng nghề này không chỉ là nghề nguy hiểm mà còn là nghề đòi hỏi trí tuệ vượt trội của người đạo diễn để có thể xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống.
 
                   
                                                                              Ảnh minh họa.
Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù nhìn bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ vẫn đang căng ra để dự trù và xử lý bất kỳ sự cố không mời mà đến nào.
Đối với người làm nghề này, mỗi sự kiện, đặc biệt là những sự kiện lớn với vô vàn công đoạn chuẩn bị thường phải thức trắng nhiều đêm liền. Tới ngày sự kiện diễn ra, dù chân tay rã rời, đầu óc căng thẳng tưởng chừng như muốn nổ tung nhưng vẫn phải buộc bản thân không được phép mệt mỏi, phải tỉnh táo cân não để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
 
Vậy tại sao lại phải cân não trong tổ chức sự kiện?
 
Cảm hứng - Ý tưởng
Người làm nghề sự kiện phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá. Cảm hứng là điều không bao giờ được phép mất đi và phải luôn luôn dồi dào trong trái tim một người làm nghề sự kiện. Cảm hứng trong công việc quyết định rất nhiều đến việc cho ra đời những ý tưởng hay, nội dung hấp dẫn.
 
                   
 
Tuy nhiên việc duy trì, nuôi dưỡng nguồn cảm hứng để nó không bị bào mòn là một thử thách đối với người làm sự kiện. Tổ chức quá nhiều chương trình, các chương trình có tính chất giống nhau hay khách hàng đặt ra những đòi hỏi hóc búa là những yếu tố khiến người tổ chức sự kiện dễ lâm vào tình trạng bí ý tưởng.
 
Có người từng khẳng định rằng: nghề tổ chức sự kiện là nghề của những ý tưởng. Ý tưởng chính là cái "hồn" của một sự kiện. Một sự kiện thành công không thể đi theo lối mòn cũ rích, trở thành bản sao của những người đi trước. Cái cốt lõi yêu cầu trong ý tưởng chính là khả năng sáng tạo, đôi khi là độ "liều" và "điên" của người làm nghề.
 
 Nhưng để có một ý tưởng mới lạ, hay ho thì không phải dễ dàng gì. Ngoài ra, người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Công việc này thực tế tốn rất nhiều công sức, thời gian, nhiều khi phải mất ăn mất ngủ thì đứa con tinh thần ưng ý mới được chào đời.
 
Đàm phán
Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp là công việc quan trọng của người tổ chức sự kiện. Người làm nghề này phải luôn bắt bộ não hoạt động hết công suất, theo hướng làm cách nào để "quản lý" được khách hàng và giải quyết được những mong muốn, kỳ vọng của họ, vừa không khiến họ phật lòng. Vì một khi khách hàng đã không thấy thoải mái, họ sẽ không ký kết hợp đồng, đồng nghĩa với việc bạn đã thua trên bàn đàm phán.
 
                      
 
Nhưng thua cũng có nhiều kiểu thua. Cái kết hoàn hảo nhất cho một cuộc đàm phán là cái kết "win-win" - đôi bên cùng có lợi và cùng thấy thỏa mãn. Ngoài nội dung chương trình không hợp lý thì yếu tố dễ dẫn đến việc phá hủy cái kết "win-win" nhất chính là vấn đề tài chính. Bởi có tiền mới có thể làm sự kiện. Khách hàng yêu cầu quá cao trong khi đó ngân sách lại hạn hẹp khiến mọi ý tưởng hay ho đều không thể thực hiện được. 
 
Người chịu trách nhiệm đàm phán với khách hàng bằng mọi giá phải giải thích được tính bất khả thi ấy để "mặc cả". Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng hiểu được triết lý "tiền nào của nấy" nên trong quá trình đàm phán việc phải cân não liên tục là điều dễ hiểu.
 
Bên cạnh đó người tổ chức sự kiện cũng phải làm việc với nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được coi là một mắt xích trong chuỗi vận hành sự kiện và chỉ cần một mắt xích bị đứt, dây chuyền lập tức bị gián đoạn và ảnh hưởng. Đó là lý do vì sao những người làm công tác tổ chức sự kiện luôn phải lường trước và có phương án dự phòng cho những rủi ro từ nhà cung cấp để không bị rơi vào tình thế "tiến thoái lưỡng nan". 
 
Một sự kiện không biết đến bao nhiêu hạng mục, một hạng mục có đến bao nhiêu thể loại, một thể loại thì lại có bao nhiêu nhà cung cấp với các mức giá cao thấp khác nhau. Vì thế khi làm việc với các đơn vị cung cấp bạn phải biết người, biết nghề và biết giá nếu như bạn không muốn bị "hớ". Gọi cái bàn cái ghế còn dễ, giả dụ như bạn gọi ca sĩ - người mẫu hạng A thì bạn sẽ thấy cái sự đàm phán đó thật sự phải cần cân não.
 
Giải quyết khủng hoảng
Trong nghề sự kiện đầy rẫy những nguy hiểm rình rập thì các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những cơn đau tim. Trong những tình huống ấy, người tổ chức sự kiện cùng team của mình phải có một tinh thần thép để giữ được bình tĩnh, cân não thật nhanh để tìm ra hướng giải quyết ổn thỏa.
 
                        
 
Lấy ví dụ như khi dàn âm thanh có vấn đề, vũ công không thể lên trình diễn thì phải chỉ đạo MC cứu cánh bằng vài tiết mục tấu hài độc diễn hay giao lưu với khán giả. Thậm chí diễn viên trên sân khấu quên thoại, người làm sự kiện phải xử trí bằng cách cầm lời thoại đứng dưới nhắc. 
 
Có trường hợp gần giờ diễn thì một người mẫu vô ý làm rách trang phục. Vậy là dù nhà thiết kế có đau đớn đến thế nào cũng phải chấp nhận cắt luôn phần rách, "chế biến" trang phục thành một mẫu mới. Bi hài hơn là có lúc người đạo diễn sự kiện còn phải chỉ đạo người mẫu tự trang điểm cho nhau, hoặc ekip cũng phải vào phụ đánh phấn tô son vì chuyên gia trang điểm không thể đến kịp giờ.
Chừng ấy những yếu tố không mời mà đến tưởng như nhỏ nhặt nhưng hoàn toàn có thể làm bể show ngay lập tức nếu người làm sự kiện không có hướng giải quyết kịp thời. Nhiều lúc những người trong nghề hay ví von rằng người làm nghề này còn cần phải có một "trái tim nóng" và một "cái đầu lạnh". 
 
"Trái tim nóng" để luôn duy trì được nhiệt huyết với nghề, không ngại khó ngại khổ. Còn "cái đầu lạnh" tức là luôn phải tỉnh táo và bình tĩnh trong mọi tình huống, sáng suốt lựa chọn những phương án tối ưu nhất để tổ chức, giải quyết những vấn đề cân não của tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho tới khi sự kiện khép màn thành công.
(*) Nội dung tham khảo cuốn: Nghề sự kiện- Thiên đường nơi địa ngục. Tác giả: Lê Trần Đắc Ngọc.
                                                                                                                      Lê Trần Đắc Ngọc  - Theo Trí Thức Trẻ

Tin cùng chủ đề

Có thể bạn quan tâm

 

. Cụ bà có người chồng “đẹp trai hết mức     . Không thèm giống bất kỳ hệ thống         . Suýt nữa, chỉ suýt nữa thôi,  

    có thể” và ước mơ  mua 5 giây trên            khuôn mẫu nào, nền giáo dục Phần              một thiên tài bóng đá đã 

     truyền hình để nói 3 từ đặc biệt                     Lan vẫn… đứng đầu thế giới?                    không thể nào xuất hiện

        NO PHOTO                        NO PHOTO                      NO PHOTO

 Một cụ bà 94 tuổi tại Mỹ mơ ước truyền đi thông điệp 3 từ           Hoa Kỳ không được xếp hàng đầu khi nói đến chất lượng            Ở cái tuổi 34, tiền bạc, danh vọng và sự thừa nhận, tất cả

mà bà tâm đắc nhất trên sóng TV. Khi câu chuyện của bà            hệ thống giáo dục. Vinh dự đó lại thuộc về Phần Lan, một            những thứ ấy Ronaldo đã đủ đầy. Nhưng ít ai biết được

được gửi đến đài truyền hình, nó xúc động đến nỗi, họ                quốc gia Bắc Âu không theo bất kỳ hệ thống khuôn mẫu                rằng,chân sút số 1 Bồ Đào Nha – Cristiano Ronaldo

quyết định thực hiện miễn phí giấc mơ này.                                    nào trong các trường học.                                                                     suýt nữa .đã không có mặt trên đời này

 

. Những nhân tố cốt lõi nào thay đổi vận      . Dân quân biển của Trung Quốc ở     . Cảnh tỉnh cho tất cả: “Lưỡi là gốc 

mệnh đời người?  Đây là điều mà dường       Biển Đông:  Chiêu trò “lập lờ đánh        rễ của lợi hại,  miệng là cửa ngõ

       như ai ai cũng đang tìm kiếm.                         lận con đen” của Bắc Kinh                             của phúc hoạ”.

           NO PHOTO                        NO PHOTO                          

Trong thời đại mà đạo đức xã hội sa sút, dục vọng con         Đã từng không ít lần tàu cá dân quân Trung Quốc thị uy gây       Nói – là một loại năng lực; im lặng, lại là một loại trí tuệ.

người quá lớn, vậy đâu là nhân tố cốt lõi thay đổi vận             rối ở Biển Đông, nhưng chưa bao giờ rầm rộ như gần đây.          Chúng ta mất vài năm để học nói, nhưng lại mất mấy chục

mệnh đời người? Đây là điều mà dường như ai ai                  Tuần qua rộ tin họ đã bao vây đảo Thị Tứ, đuổi ngư dân                năm để học cách im lặng. Bởi vậy, khi mở miệng cần

cũng đang tìm kiếm.                                                               Philippines ra  khỏi ngư trường vốn quen thuộc với người Phi.          phải nhớ “lưỡi là gốc rễ của lợi hại

 

* Có thể bạn đã bỏ lỡ

 

.Khách hàng và nhân viên cũng là…thượng đế:  Bài học hay ở                  . Chuyện vị trạng nguyên xứ Nghệ chỉ thích…làm dân,  nhưng vẫn 

                                                chuỗi nhà hàng làm “đảo điên” thế giới                                                       sẵn sàng giúp Vua khi vận nước lâm nguy

.Mãi tới năm 1789, nhân loại mới có bản hiến pháp đầu tiên.                   . “Anh ngày sau phú quý không thể nói hết,  chỉ tiếc…”: Chuyện 

                                                Vậy các triều đại xưa làm sao thịnh trị?                                                          những lời tiên tri về Đinh Tiên Hoàng

.“Nàng lọ lem” H’Hen Niê và những điều  giải thích vì sao thế                                  Biết để đừng bỏ lỡ: Ba tố chất của một người  có khả năng

                                                                   giới này yêu nàng đến vậy.                                                                                               làm được việc lớn

 . Hà Nội – Còn lại gì  những chữ Hàng…ăn uống xưa, nay?​                  . Trời sinh ta ra ắt có chỗ dùng”,  kẻ tầm thường ắt có phúc phận riêng  

. Thế nào là một con người không còn hy vọng? Hay câu hỏi:                      .Tuyên bố chấn động của thần đồng 12 tuổi người Mỹ:  Chúa thực 

                                                          Giáo dục rốt cuộc là vì điều gì?                                                                        sự hiện hữu, Stephen Hawking đã sai“ 

.Chỉ mong ai đó nói với tôi rằng :  ‘Nước Việt đẹp nhất là con                    .Giọt nước giữa sa mạc và người đàn bà trên chiếc xe   Rolls Royce: 

                                                                         người Việt’,được không ?                                              2 câu chuyện, một bài học cuộc đời đáng giá

.“Nếu tôi sống thêm hai nghìn năm nữa  thì tổ quốc của tôi,...,                      . Cho dù bạn có tài năng cỡ nào đi chăng nữa,  nếu thiếu vắng kỹ ...

. Trần Thủ Độ - Một trời công, tội  và lá số tử vi không phải ai....                   . Có một người đàn ông thuộc về  một…thế giới khác ở Quảng Nam...

. Câu chuyện phong thủy dòng họ Ngô ở Vọng Nguyệt,  một                 . Bạn chăm sóc da & trang điểm thường xuyên, liệu có biết 7 mẹo 

                                                           trong “tứ lệnh tộc” vùng Kinh Bắc                                                                                             hữu ích này không? 

. “Tiểu bất nhẫn tắc loạn đại mưu”: Chuyện 6 vĩ nhân  biết NHẪN         .Vị thầy phong thủy nào đã trấn yếm  khiến vương triều nhà Hồ 

                                                    làm nên đại nghiệp thời Tam Quốc                                                                                 chỉ tồn tại 7 năm ngắn ngủi?

. Bạn thông minh nhưng vẫn thất bại.  Vậy, thông minh…                           .  Câu chuyện phong thủy dòng họ Ngô ở Vọng Nguyệt, một trong 

                                                                     kiểu gì mới thành công?                                                                             “tứ lệnh tộc” vùng Kinh Bắc(P2)

 . Phong thủy - Đâu phải cần đến những ông thầy                                   . Đừng tin họ

. Vì sao người Do Thái luôn thành công?                                                     . Muốn làm giàu cần biết thêm:  5 điều không phải trường kinh tế nào...

. "Tôi đã cố gắng hết sức rồi nhưng tại sao vẫn không có gì?              .Có một “Tam giác quỷ” như thế  ở vùng núi Tây Bắc nước ta, bạn có biết? 

                                             Tôi phải làm sao?". Phải, làm sao đây?          . Bị thầy đuổi học vì “thiểu năng trí tuệ”, người mẹ đã biến 

.Người Mỹ giàu lên nhờ Giấc mơ Mỹ. Còn VN có thể giàu không....                                                              cậu thành thiên tài vĩ đại nhất thế kỷ 

. Câu chuyện của lão ăn mày dưới đây,  một là ăn mày, hai là…            . Vì sao người Do Thái không tin  "không ai giàu ba họ"? 

. Nhớ anh em Lưu –Quan –Trương, bàn về  5 bài học kinh doanh      

                                                   sâu sắc từ Tam Quốc Diễn Nghĩa              .Nếu một ngày bỗng khó khăn chồng chất,  mong bạn hãy đọc 

 . Thời - Chữ quan trọng nhất trong Kinh Dịch.  Hiểu được sẽ .....                                                                              2 mẫu chuyện này rồi…tùy bạn. 

 . Vì sao chúng ta thất bại                                                                 . Bạn có muốn bán được nhiều hàng hóa hơn không? 

Làm gì & vốn đâu - Hai câu hỏi của mọi đời người?               . Biến tấu để.... khác và ... bạn có thị trường