HỘI KHOA HỌC PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC - NHÂN TÀI VIỆT NAM - TP. HỒ CHÍ MINH

Nghề tổ chức sự kiện,
nơi giúp bạn đi tìm “Thiên đường nơi địa ngục”
 
          (11.1.2019) Hào nhoáng nhất là nghề tổ chức sự kiện. Nhưng nghề này không chỉ là nghề nguy hiểm mà còn là nghề đòi hỏi trí tuệ vượt trội của người đạo diễn để có thể xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống.
 
                   
                                                                              Ảnh minh họa.
Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù nhìn bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ vẫn đang căng ra để dự trù và xử lý bất kỳ sự cố không mời mà đến nào.
Đối với người làm nghề này, mỗi sự kiện, đặc biệt là những sự kiện lớn với vô vàn công đoạn chuẩn bị thường phải thức trắng nhiều đêm liền. Tới ngày sự kiện diễn ra, dù chân tay rã rời, đầu óc căng thẳng tưởng chừng như muốn nổ tung nhưng vẫn phải buộc bản thân không được phép mệt mỏi, phải tỉnh táo cân não để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
 
Vậy tại sao lại phải cân não trong tổ chức sự kiện?
 
Cảm hứng - Ý tưởng
Người làm nghề sự kiện phải là người luôn tìm thấy cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh khi có cảm hứng. Cảm hứng cộng với một chút liều lĩnh dựa trên nền tảng là những kiến thức vững chắc về marketing, am hiểu tâm lý khán giả, thái độ cầu thị và luôn làm mới mình sẽ là những yếu tố nền tảng cho một ý tưởng đột phá. Cảm hứng là điều không bao giờ được phép mất đi và phải luôn luôn dồi dào trong trái tim một người làm nghề sự kiện. Cảm hứng trong công việc quyết định rất nhiều đến việc cho ra đời những ý tưởng hay, nội dung hấp dẫn.
 
                   
 
Tuy nhiên việc duy trì, nuôi dưỡng nguồn cảm hứng để nó không bị bào mòn là một thử thách đối với người làm sự kiện. Tổ chức quá nhiều chương trình, các chương trình có tính chất giống nhau hay khách hàng đặt ra những đòi hỏi hóc búa là những yếu tố khiến người tổ chức sự kiện dễ lâm vào tình trạng bí ý tưởng.
 
Có người từng khẳng định rằng: nghề tổ chức sự kiện là nghề của những ý tưởng. Ý tưởng chính là cái "hồn" của một sự kiện. Một sự kiện thành công không thể đi theo lối mòn cũ rích, trở thành bản sao của những người đi trước. Cái cốt lõi yêu cầu trong ý tưởng chính là khả năng sáng tạo, đôi khi là độ "liều" và "điên" của người làm nghề.
 
 Nhưng để có một ý tưởng mới lạ, hay ho thì không phải dễ dàng gì. Ngoài ra, người làm tổ chức sự kiện phải rèn luyện kỹ năng suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh (brainstorm), tức là phải phân tích mọi ý nghĩ lóe lên trong đầu. Công việc này thực tế tốn rất nhiều công sức, thời gian, nhiều khi phải mất ăn mất ngủ thì đứa con tinh thần ưng ý mới được chào đời.
 
Đàm phán
Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp là công việc quan trọng của người tổ chức sự kiện. Người làm nghề này phải luôn bắt bộ não hoạt động hết công suất, theo hướng làm cách nào để "quản lý" được khách hàng và giải quyết được những mong muốn, kỳ vọng của họ, vừa không khiến họ phật lòng. Vì một khi khách hàng đã không thấy thoải mái, họ sẽ không ký kết hợp đồng, đồng nghĩa với việc bạn đã thua trên bàn đàm phán.
 
                      
 
Nhưng thua cũng có nhiều kiểu thua. Cái kết hoàn hảo nhất cho một cuộc đàm phán là cái kết "win-win" - đôi bên cùng có lợi và cùng thấy thỏa mãn. Ngoài nội dung chương trình không hợp lý thì yếu tố dễ dẫn đến việc phá hủy cái kết "win-win" nhất chính là vấn đề tài chính. Bởi có tiền mới có thể làm sự kiện. Khách hàng yêu cầu quá cao trong khi đó ngân sách lại hạn hẹp khiến mọi ý tưởng hay ho đều không thể thực hiện được. 
 
Người chịu trách nhiệm đàm phán với khách hàng bằng mọi giá phải giải thích được tính bất khả thi ấy để "mặc cả". Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng hiểu được triết lý "tiền nào của nấy" nên trong quá trình đàm phán việc phải cân não liên tục là điều dễ hiểu.
 
Bên cạnh đó người tổ chức sự kiện cũng phải làm việc với nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp được coi là một mắt xích trong chuỗi vận hành sự kiện và chỉ cần một mắt xích bị đứt, dây chuyền lập tức bị gián đoạn và ảnh hưởng. Đó là lý do vì sao những người làm công tác tổ chức sự kiện luôn phải lường trước và có phương án dự phòng cho những rủi ro từ nhà cung cấp để không bị rơi vào tình thế "tiến thoái lưỡng nan". 
 
Một sự kiện không biết đến bao nhiêu hạng mục, một hạng mục có đến bao nhiêu thể loại, một thể loại thì lại có bao nhiêu nhà cung cấp với các mức giá cao thấp khác nhau. Vì thế khi làm việc với các đơn vị cung cấp bạn phải biết người, biết nghề và biết giá nếu như bạn không muốn bị "hớ". Gọi cái bàn cái ghế còn dễ, giả dụ như bạn gọi ca sĩ - người mẫu hạng A thì bạn sẽ thấy cái sự đàm phán đó thật sự phải cần cân não.
 
Giải quyết khủng hoảng
Trong nghề sự kiện đầy rẫy những nguy hiểm rình rập thì các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những cơn đau tim. Trong những tình huống ấy, người tổ chức sự kiện cùng team của mình phải có một tinh thần thép để giữ được bình tĩnh, cân não thật nhanh để tìm ra hướng giải quyết ổn thỏa.
 
                        
 
Lấy ví dụ như khi dàn âm thanh có vấn đề, vũ công không thể lên trình diễn thì phải chỉ đạo MC cứu cánh bằng vài tiết mục tấu hài độc diễn hay giao lưu với khán giả. Thậm chí diễn viên trên sân khấu quên thoại, người làm sự kiện phải xử trí bằng cách cầm lời thoại đứng dưới nhắc. 
 
Có trường hợp gần giờ diễn thì một người mẫu vô ý làm rách trang phục. Vậy là dù nhà thiết kế có đau đớn đến thế nào cũng phải chấp nhận cắt luôn phần rách, "chế biến" trang phục thành một mẫu mới. Bi hài hơn là có lúc người đạo diễn sự kiện còn phải chỉ đạo người mẫu tự trang điểm cho nhau, hoặc ekip cũng phải vào phụ đánh phấn tô son vì chuyên gia trang điểm không thể đến kịp giờ.
Chừng ấy những yếu tố không mời mà đến tưởng như nhỏ nhặt nhưng hoàn toàn có thể làm bể show ngay lập tức nếu người làm sự kiện không có hướng giải quyết kịp thời. Nhiều lúc những người trong nghề hay ví von rằng người làm nghề này còn cần phải có một "trái tim nóng" và một "cái đầu lạnh". 
 
"Trái tim nóng" để luôn duy trì được nhiệt huyết với nghề, không ngại khó ngại khổ. Còn "cái đầu lạnh" tức là luôn phải tỉnh táo và bình tĩnh trong mọi tình huống, sáng suốt lựa chọn những phương án tối ưu nhất để tổ chức, giải quyết những vấn đề cân não của tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho tới khi sự kiện khép màn thành công.
(*) Nội dung tham khảo cuốn: Nghề sự kiện- Thiên đường nơi địa ngục. Tác giả: Lê Trần Đắc Ngọc.
                                                                                                                      Lê Trần Đắc Ngọc  - Theo Trí Thức Trẻ

Tin cùng chủ đề

Có thể bạn quan tâm

 

   . Thượng đỉnh Mỹ – Triều lần 2:           . Những cách hiệu quả giúp gia tăng       . Đừng quan tâm đến ánh mắt của 

      Vì sao Việt Nam là lựa chọn                doanh số bán hàng, điều mà không          người  khác: Hai câu chuyện giúp

                      hàng đầu?                                  thương hiệu nào không muốn                     bạn biết rằng…“Đừng tin họ”

      NO PHOTO                                                   NO PHOTO

 

 Giới truyền thông Hàn Quốc những ngày qua cho biết     Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của kỹ năng bán          “Điều con học được là, đừng quan tâm đến ánh mắt của

Việt Nam là địa điểm tiềm năng nhất cho Hội nghị            hàng với việc gia tăng doanh số, nhưng nhiều doanh nhân          người khác, hãy sống thật tốt và đi theo con đường riêng

thượng đỉnh lần 2 giữa Tổng thống Mỹ Donald                 và nhân viên bán hàng lại không biết cách làm                             của mình, vì mỗi người là duy nhất, là riêng biệt, họ giống 

Trump và lãnh đạo Triều Tiên Kim Jong-un.                                                                                                                                      như đủ loại sôcôla vậy…”

 

. Đời người, ai cũng mong được phước.      . Đầu năm, bàn một chút về ‘tướng’      . Phát hiện "thần dược" chặn ung

       Vậy, Đức Phật giảng về ‘chia                         mà ai cũng muốn biết :  Vậy,                     thư di căn  ngay trong 

              phước’ như thế nào?                               thuộc tướng của tài lộc là gì?                            cơ thể người

      NO PHOTO                        NO PHOTO                        NO PHOTO

 

 Trong tín ngưỡng Phật giáo, Đức Phật Padumuttara, còn        Con người có tướng mặt, tướng tay, tướng xương, thậm           Một protein trong cơ thể người có thể là tiền đề cho 

được gọi là Thắng Liên Hoa là vị phật thứ 13 trong số 28         chí còn có tướng thanh, thông qua âm thanh tiếng nói của        các nhà khoa học tạo ra phương pháp siêu việt 

vị Phật, được Phật sử ghi lại. Và trong một tiền kiếp của          con người cũng có thể nhìn ra đặc điểm tính cách của của         hơn trị ung thư vú.

Phật Thích Ca từng sống ở thời của Phật Padumuttara.              người đó. Vậy thuộc tướng của tài lộc là gì?

 

* Có thể bạn đã bỏ lỡ

 

.“Nàng lọ lem” H’Hen Niê và những điều  giải thích vì sao thế giới này yêu nàng đến vậy.

 . Hà Nội – Còn lại gì  những chữ Hàng…ăn uống xưa, nay?​                  . Trời sinh ta ra ắt có chỗ dùng”,  kẻ tầm thường ắt có phúc phận riêng  

. Thế nào là một con người không còn hy vọng? Hay câu hỏi:                      .Tuyên bố chấn động của thần đồng 12 tuổi người Mỹ:  Chúa thực 

                                                          Giáo dục rốt cuộc là vì điều gì?                                                                        sự hiện hữu, Stephen Hawking đã sai“ 

.Chỉ mong ai đó nói với tôi rằng :  ‘Nước Việt đẹp nhất là con                    .Giọt nước giữa sa mạc và người đàn bà trên chiếc xe   Rolls Royce: 

                                                                         người Việt’,được không ?                                              2 câu chuyện, một bài học cuộc đời đáng giá

.“Nếu tôi sống thêm hai nghìn năm nữa  thì tổ quốc của tôi,...,                      . Cho dù bạn có tài năng cỡ nào đi chăng nữa,  nếu thiếu vắng kỹ ...

. Trần Thủ Độ - Một trời công, tội  và lá số tử vi không phải ai....                   . Có một người đàn ông thuộc về  một…thế giới khác ở Quảng Nam...

. Câu chuyện phong thủy dòng họ Ngô ở Vọng Nguyệt,  một                 . Bạn chăm sóc da & trang điểm thường xuyên, liệu có biết 7 mẹo 

                                                           trong “tứ lệnh tộc” vùng Kinh Bắc                                                                                             hữu ích này không? 

. “Tiểu bất nhẫn tắc loạn đại mưu”: Chuyện 6 vĩ nhân  biết NHẪN         .Vị thầy phong thủy nào đã trấn yếm  khiến vương triều nhà Hồ 

                                                    làm nên đại nghiệp thời Tam Quốc                                                                                 chỉ tồn tại 7 năm ngắn ngủi?

. Bạn thông minh nhưng vẫn thất bại.  Vậy, thông minh…                           .  Câu chuyện phong thủy dòng họ Ngô ở Vọng Nguyệt, một trong 

                                                                     kiểu gì mới thành công?                                                                             “tứ lệnh tộc” vùng Kinh Bắc(P2)

.“Hãy sống như một người giàu có”.  Hiểu đúng triết lý này, bạn...        . Phong thủy - Đâu phải cần đến những ông thầy 

.Cho những ai đang chênh vênh trước cuộc đời:  Chúng ta tạo                  . Đừng tin họ

                                  nên số mệnh hay là nạn nhân của số mệnh?           . Vì sao người Do Thái luôn thành công?   

.“Ám ảnh sai lầm” –  Một sai lầm của mọi đời người                             . Muốn làm giàu cần biết thêm:  5 điều không phải trường kinh tế nào...

. "Tôi đã cố gắng hết sức rồi nhưng tại sao vẫn không có gì?              .Có một “Tam giác quỷ” như thế  ở vùng núi Tây Bắc nước ta, bạn có biết? 

                                             Tôi phải làm sao?". Phải, làm sao đây?          . Bị thầy đuổi học vì “thiểu năng trí tuệ”, người mẹ đã biến 

.Người Mỹ giàu lên nhờ Giấc mơ Mỹ. Còn VN có thể giàu không....                                                              cậu thành thiên tài vĩ đại nhất thế kỷ 

. Câu chuyện của lão ăn mày dưới đây,  một là ăn mày, hai là…            . Vì sao người Do Thái không tin  "không ai giàu ba họ"? 

. Nhớ anh em Lưu –Quan –Trương, bàn về  5 bài học kinh doanh        . Mong muốn cuối đời của Thành Cát Tư Hãn  và cuộc gặp đáng 

                                                   sâu sắc từ Tam Quốc Diễn Nghĩa              .Nếu một ngày bỗng khó khăn chồng chất,  mong bạn hãy đọc 

 . Thời - Chữ quan trọng nhất trong Kinh Dịch.  Hiểu được sẽ .....                                                                              2 mẫu chuyện này rồi…tùy bạn. 

. Tại sao họ thất bại để thành công,  còn chúng ta lại cứ mãi                  . Bạn có muốn bán được nhiều hàng hóa hơn không? 

                                                                 dừng chân sau thất bại?              . Vì sao chúng ta thất bại 

Làm gì & vốn đâu - Hai câu hỏi của mọi đời người?             . Biến tấu để.... khác và ... bạn có thị trường